Privatlivspolitik for whistleblowerordning
Denne privatlivspolitik forklarer, hvordan Copenhagen Business School ("CBS", ''vi'' eller ''os'') behandler personoplysninger om whistlebloweren i forbindelse med indberetninger til whistleblowerordningen.
Nedenfor beskrives nærmere, hvilken persondatabehandling der finder sted, samt dine rettigheder, hvis du benytter whistleblowerordningen til at foretage en indberetning om en anden person. Der henvises i øvrigt til særskilte retningslinjer for whistleblowerordningen, hvoraf det bl.a. fremgår, hvem der kan foretage indberetninger, og hvad der kan indberettes om.
Denne politik vedrører kun håndteringen og undersøgelsen af indberetninger til whistleblowerordningen, og politikken skal derfor ses i sammenhæng med HR-persondatapolitikken og øvrige relevante politikker og procedurer.
Privatlivspolitikken omhandler ikke behandling af personoplysninger om den berørte persons. CBS undlader som følge af den særlige tavshedspligt i § 25 i Loven om beskyttelse af Whistleblowere at opfylde oplysningspligten efter forordningens artikel 14, stk. 5, litra d, samt undtager den berørte person fra indsigtsretten efter databeskyttelseslovens § 22, stk. 3, jf. offentlighedslovens § 35.
1. Dataansvarlig
Den juridiske enhed, som er ansvarlig for behandlingen af dine personoplysninger, er:
Copenhagen Business School
CVR-nummer 19596915
Solbjerg Plads 3
2000 Frederiksberg
Mail: cbs@cbs.dk
Tlf.nr: 3815 3815
Vores databeskyttelsesrådgiver kan kontaktes her:
Stougaard & Bech Advokater
2. Beskrivelse af behandlingen
Formål (Panel content)
Håndtering og undersøgelse af indberetninger til whistleblowerordning vedrørende:
- den person, der har foretaget indberetningen (whistlebloweren)
Hvis der opstår mistanke om, at der er tale om en bevidst falsk indberetning, omfatter dette formål også undersøgelse af indberetteren i sådanne situationer.
Kategorier af personoplysninger (Panel content)
Vi kan behandle følgende kategorier af personoplysninger om dig under forudsætning af, at du ikke vælger at foretage en anonym indberetning:
Almindelige personoplysninger:
- Navn, e-mail, telefonnummer,
- Din indberetnings indhold
- Supplerende oplysninger fra personkredsen nævnt under "Kilder" i tilfælde, hvor der er mistanke om, at der er foretaget en bevidst falsk indberetning.
Der behandles som udgangspunkt ikke følsomme oplysninger og oplysninger om lovovertrædelser og straffedomme om dig som led i håndteringen af selve whistleblowerindberetningen - medmindre du selv vælger at anføre sådanne oplysninger om dig selv i indberetningen.
Oplysninger om lovovertrædelser eller mulige lovovertrædelser kan dog indgå i behandlingen, hvis der er mistanke om, at der er foretaget en bevidst falsk indberetning.
Kilder (Panel content)
Vi kan indsamle oplysninger fra følgende kilder:
- Medarbejdere, såvel som kommende og tidligere
- Direktionsmedlemmer
- Bestyrelsesmedlemmer
- Leverandører
- Samarbejdspartnere
- Praktikanter
- Frivillige
- Selvstændige erhvervsdrivende med arbejdsmæssig tilknytning til CBS
- Andre personer, med tilknytning til CBS
Behandlingsgrundlag (Panel content)
Vi behandler dine personoplysninger som beskrevet ovenfor baseret på følgende behandlingsgrundlag:
- Artikel 6, stk., litra c og e (nødvendig for at overholde en retlig forpligtelse og af hensyn til udførelse af en opgave i samfundets interesse eller som hører under offentlig myndighedsudøvelse)
- Artikel 9, stk. 2, litra g (nødvendig af hensyn til væsentlige samfundsinteresser)
- DBL § 8 vedrørende oplysninger om strafbare forhold og straffedomme
- DBL § 11 vedrørende CPR-nummer
Modtagere (Panel content)
Vi kan dele dine oplysninger med personer uden for whistleblowerenheden, såfremt vi får din udtrykkelige samtykke.
Vi kan dele dine oplysninger med offentlige myndigheder, når videregivelsen sker for at imødegå overtrædelser, eller men henblik på at sikre de berørte personers ret til et forsvar.
Du vil blive underrettet forud for denne videregivelse, medmindre underretningen vil bringe relaterede undersøgelser eller retssager i fare.
Opbevaring (Panel content)
Vi vil opbevare personoplysninger, så længe det er nødvendigt til de formål, der er nævnt.
- Oplysningerne opbevares, så længe undersøgelsen pågår. Opbevarings- perioden herefter vil afhænge af en konkret vurdering om opbevaring af afsluttede indberetninger fortsat er nødvendig og forholdsmæssig.
- Hvis der foretages anmeldelse til politiet eller til anden myndighed, vil oplysningerne blive opbevaret, mindst så længe undersøgelse pågår hos politiet/myndigheden.
- Hvis der på baggrund af de indsamlede oplysninger gennemføres en disciplinær sanktion mod den, der har foretaget indberetningen, eller der i øvrigt foreligger grunde til, at det er sagligt og nødvendigt fortsat at opbevare oplysningerne om den, der har foretaget indberetningen, opbevares oplysningerne i den pågældendes personalemappe.
- Da CBS er omfattet af offentlighedsloven, opbevares oplysningerne, mindst indtil sagen er afleveret til Rigsarkivet.
- I andre situationer vurderes det konkret, hvorvidt der er saglige grunde til at opbevare oplysningerne og i givet fald hvor længe.
3. Konsekvenser ved behandlingen
Indberetning til og undersøgelse af indberetninger i whistleblowerordningen vil ikke få konsekvenser for whistlebloweren, såfremt at whistlebloweren på tidspunktet for indberetningen har rimelig grund til at antage, at de indberettede oplysninger er korrekte, og at de pågældende oplysninger falder inden for whistleblowerordningen materielle anvendelsesområde.
Indberetning til whistleblowerordningen have betydelige konsekvenser for whistlebloweren, hvis der er tale om en bevidst falsk indberetning. Sådanne tilfælde kan straffes med bøde medmindre højere straf er forskyldt efter anden lovgivning.
4. Overførsler til lande uden for EU/EØS
Dine personoplysninger overføres ikke til lande uden for EU/EØS.
5. Dine generelle rettigheder
Du har følgende rettigheder:
- Du har ret til at anmode om indsigt i, berigtigelse af eller sletning af dine personoplysninger.
- Du har også ret til at modsætte dig behandlingen af dine personoplysninger og få behandlingen af dine personoplysninger begrænset.
- Generelt har du en ubetinget ret til at modsætte dig behandling af dine personoplysninger til brug for direkte markedsføring.
- Hvis behandlingen af dine personoplysninger er baseret på dit samtykke, har du ret til at tilbagekalde dit samtykke til enhver tid. Din tilbagekaldelse vil ikke have betydning for lovligheden af behandlingen foretaget inden din tilbagekaldelse af dit samtykke.
- Du har ret til at modtage de personoplysninger, som du selv har afgivet, i et struktureret, almindeligt anvendt og maskinlæsbart format (dataportabilitet).
- Du kan altid indgive en klage til en databeskyttelsestilsynsmyndighed, f.eks. Datatilsynet.
Derudover har du ret til at gøre indsigelse mod vores behandling af dine personoplysninger:
- Hvis vores behandling af dine personoplysninger er baseret på artikel 6, stk. 1, litra e (samfundets interesse eller offentlig myndighedsudøvelse) eller artikel 6, stk. 1, litra f (interesseafvejning), se ovenfor under behandlingsgrundlag, har du til enhver tid ret til at gøre indsigelse mod en sådan behandling af grunde, der måtte vedrøre din særlige situation.
Der kan være betingelser eller begrænsninger til disse rettigheder. Det er derfor ikke sikkert, at du f.eks. har ret til at få slettet oplysninger om dig i det konkrete tilfælde - dette afhænger af de konkrete omstændigheder i forbindelse med behandlingsaktiviteterne.
Du kan gøre brug af dine rettigheder ved at kontakte CBS Legal på legal@cbs.dk.
6. Ret til domstolsprøvelse
Hvis der tages ansættelsesretlige skridt mod dig som et resultat af en anmeldelse og efterfølgende undersøgelse, har du ret til at indbringe sagen for domstolene.
7. Datatilsynet
Du har ret til at indgive en klage til Datatilsynet, hvis du mener, at CBS ikke lever op til sine forpligtelser i databeskyttelsesforordningen.
Datatilsynet
Carl Jacobsens Vej 35
2500 Valby
Tlf.: 33 19 32 00
E-mail: dt@datatilsynet.dk