Persondatapolitik - hvis du er mentor i CBS Mentoring Programme

1.    Dataansvarlig
Copenhagen Business School (CBS)
Solbjerg Plads 3,
2000 Frederiksberg
Tlf.: 38 15 38 15
E-mail: cbs@cbs.dk
Cvr-nr.: 19596915
 
2.    Udøvelse af rettigheder
Ønsker du at udøve dine rettigheder efter databeskyttelsesforordningen, kan du kontakte den enhed på CBS, som behandler dine oplysninger eller CBS’ databeskyttelsesrådgiver Jesper Smedegaard Madsen (se kontaktoplysninger nedenfor).

Du kan læse om dine rettigheder under ”Dine rettigheder efter databeskyttelsesforordningen”.
 
3.    CBS’ databeskyttelsesrådgiver (DPO)
DPO: Jesper Smedegaard Madsen  
Afdeling: CBS Legal  
Telefon: + 45 38 15 21 17  
Mobil: + 45 41 85 24 85  
E-mail: dpo@cbs.dk  
 
4.    Grundlag for behandling
Mentor i CBS Mentoring Programme
CBS behandler dine personoplysninger i forbindelse med din ansøgning om at blive en del af mentorprogrammet, for at du kan være en del af mentorprogrammet og for at matche dig med en mentee. Endvidere behandler CBS dine personoplysninger for at kunne verificere din alumne-status ved CBS, for at kommunikere om mentorprogrammet og for at invitere dig til relevante aktiviteter i forbindelse med CBS Mentoring Programme.

Når du anmoder om at blive en del af CBS Mentoring Programme, accepterer du at blive kontaktet løbende angående programmet. Du accepterer at vi kontakter dig vedrørende det mentoroptag, du har anmodet om og at vi må kontakte dig vedrørende næste mentoroptag. Du accepterer også at vi anvender dine oplysninger til at vise mentees i form af et mentorkatalog i forbindelse med at CBS matcher mentorer med mentees.

Studieadministration
Formålet med behandlingen af dine personoplysninger er at danne grundlag for de studieadministrative opgaver, som CBS skal udføre i henhold til lov og som offentlig uddannelsesinstitution.

Videoovervågning
CBS behandler dine personoplysninger som led i udøvelsen af CBS’ rolle som offentlig myndighed.

Logning af aktivitet på CBS’ systemer og på CBS’ netværk
CBS behandler dine personoplysninger for at kunne udøve CBS’ rolle som offentlig myndighed.
 
5.    Formålet med behandlingen af dine personoplysninger
CBS Mentoring Programme-administration
Formålet med behandlingen af dine personoplysninger er at danne grundlag for administrative opgaver forbundet med CBS Mentoring Programme, som CBS må udføre for at kunne verificere din alumne status ved CBS, for at kunne håndtere at matche mentorer med mentees og for at kommunikere med dig løbende omkring programmet og relevante aktiviteter i forbindelse med mentor programmet.

Studieadministration
Formålet med behandlingen af dine personoplysninger er at danne grundlag for de studieadministrative opgaver, som CBS skal udføre i henhold til lov og som offentlig uddannelsesinstitution.

Videoovervågning
Formålet med behandlingen af dine personoplysninger er at understøtte sikkerhedsmæssige og kriminalpræventive hensyn forbundet med at drive de bygninger, som CBS benytter, der i vidt omfang er offentligt tilgængelige.

Logning af aktivitet på CBS’ systemer og på CBS’ netværk
Formålet med behandlingen af dine personoplysninger er at sikre den løbende drift af CBS’ systemer og netværk og forhindre misbrug af systemer, som CBS stiller til rådighed for ansatte og studerende på CBS.
 
6.    Tidsrummet for behandling af personoplysninger
CBS Mentoring Programme-administration
De personoplysninger der indhentes af CBS ved anmodningen om at blive mentor på CBS Mentoring Programme vil blive opbevaret fra den tid hvor informationen blev indhentet og indtil 14 måneder fra oplysningerne blev indhentet. Du kan altid tilbagetrække dit samtykke.

Hvis du har givet samtykke til at CBS må beholde dine oplysninger efter din udtræden som mentor til at skabe et historisk overblik over, hvem der har været mentorer i CBS Mentoring Programme og til at kontakte dig, vil personoplysningerne blive opbevaret til dette formål, indtil du eventuelt trækker dit samtykke tilbage.

Studieadministration
De personoplysninger som indhentes af CBS i forbindelse med dit studie på CBS opbevares i op til 5 år efter færdiggjort studie. Dette gælder dog ikke personoplysninger, som er nødvendige for at kunne udskrive et eksamensbevis eller dokumentere gennemførte eksamener, der opbevares i 30 år efter færdiggjort studie.

Videoovervågning
Optagelser fra videoovervågning af CBS’ faciliteter bliver slettet senest 30 dage efter at de er optaget, medmindre optagelserne er nødvendige for afgørelse af en konkret tvist eller til kriminalitetsforebyggende formål. I de tilfælde kan optagelserne blive gemt i en længere periode.

Logning af aktivitet på CBS’ systemer og CBS’ netværk
Logning af aktivitet på CBS’ systemer og CBS’ netværk opbevares så længe, som det er nødvendigt for at kunne sikre den løbende drift samt forhindre misbrug af de systemer, som CBS stiller til rådighed.
 
7.    Kategorier af personoplysninger
Mentor i CBS Mentoring Programme
Almindelige personoplysninger

• Identifikationsoplysninger: Fulde navn, statsborgerskab og alder, billede
• Studieoplysninger: Uddannelsesnavn(e) (fra CBS), dimissionsår (ved CBS)
• Erhvervserfaring
• Faginteresser og motivation for at blive en del af CBS Mentoring Programme
• E-mail adresse(r), telefon nummer og et direkte link til din personlige LinkedIn profil
• Oplysninger omkring CBS Mentoring Programme-aktiviteter, som du har deltaget i
• Oplysninger om evt. alumnestatus ved CBS

Særlige kategorier af personoplysninger (følsomme personoplysninger)

• Ingen

Studieadministration
Almindelige personoplysninger

• Identifikationsoplysninger, fx navn, adresse.
• Studieoplysninger, fx studienavn, gennemførte eksamener, indskrivningstype, karakterer, til- og frameldinger til eksamen, meritoverførsler

Særlige kategorier af personoplysninger (følsomme personoplysninger)

• Ingen

CPR – nr.

Videoovervågning
Almindelige personoplysninger

• Billede

Særlige kategorier af personoplysninger (følsomme personoplysninger)

• Ingen

Logning af aktivitet på CBS’ systemer og CBS’ netværk
Almindelige personoplysninger

• Identifikationsoplysninger, fx brugernavn, IP nummer, mac-adresse mm.
• Aktivitet i systemer og på netværk

Særlige kategorier af personoplysninger (følsomme personoplysninger)

• Ingen

Oplysninger om strafbare handlinger

• Information om potentielle strafbare handlinger foretaget i forbindelse med brug af CBS’ systemer og netværk

 
8.    Modtagere af dine personoplysninger
CBS kan i visse tilfælde videregive oplysninger til følgende eksterne institutioner og videregivelse vil enten ske, fordi CBS er forpligtet til det ved lov eller hvor du har givet dit forudgående samtykke:

• Politiet

 
9.    Dine rettigheder efter databeskyttelsesforordningen  
9.1. Ret til indsigt  
Som ansøger til og mentor på CBS Mentoring Programmehar du ret til, at få indsigt i de oplysninger som CBS opbevarer om dig. 
Retten til indsigt indebærer, at du har ret til at få nogle generelle oplysninger om behandlingen af dine personoplysninger på CBS.
 
Du har derudover ret til én gratis kopi af de personoplysninger CBS behandler om dig. For yderligere kopier har CBS ret til at opkræve et rimeligt gebyr i forhold til de administrative omkostninger.
 
9.2. Ret til berigtigelse 
Som ansøger til og mentor i CBS Mentoring Programme har du ret til at få berigtiget de oplysninger, som CBS behandler om dig. Retten til berigtigelse af dine personoplysninger indebærer, at du kan få dine personoplysninger ændret, såfremt de oplysninger CBS behandler om dig ikke længere er korrekte.

9.3. Ret til sletning  
Som ansøger til og mentor i CBS Mentoring Programme har du ret til at få slettet de oplysninger som CBS behandler om dig.
Retten til at få dine personoplysninger slettet indebærer, at du kan få slettet dine personoplysninger såfremt disse ikke længere er nødvendige for CBS som organisation. Det kan fx ske ved at du trækker dit samtykke tilbage, hvis oplysningerne er blevet behandlet ulovligt eller hvis CBS efter lovgivningen skal slette personoplysningerne.
 
9.4. Ret til begrænsning af behandlingen af dine personoplysninger  
Som ansøger til og mentor i CBS Mentoring Programme har du ret til, at få begrænset behandlingen af de personoplysninger som CBS behandler om dig.
 
Hvis du ikke mener at de oplysninger som CBS behandler om dig er korrekte, har du ret til at få behandlingen begrænset indtil det kan afgøres om de behandlede personoplysninger er korrekte.

Endvidere har du ret til at få begrænset behandlingen af dine personoplysninger, hvis CBS' behandling af dine personoplysninger er ulovlig fx fordi personoplysningerne ikke længere er nødvendige for at løse opgaven hvortil du oplyste CBS om dine personoplysninger. Men personoplysninger er nødvendige for at du senere kan fastlægge, forsvare eller gøre et retskrav gældende.
 
9.5. Retten til at kunne flytte personoplysninger (ret til dataportabilitet)   
Retten til dataportabilitet indebærer at du kan få dine personoplysninger flyttet såfremt du selv har givet dine personoplysninger til CBS, hvis dine personoplysninger bliver behandlet elektronisk og hvis personoplysningerne behandles på baggrund af samtykke fra dig eller på baggrund af en kontrakt mellem dig og CBS.
 
9.6. Indsigelse mod behandling til direkte markedsføring
Du har ret til at gøre indsigelse mod, at dine personoplysninger behandles til direkte markedsføring.
 
9.7. Retten til at gøre indsigelse mod offentlig myndighedsudøvelse 
Du har som ansøger til og mentor i CBS Mentoring Programme ret til at gøre indsigelse mod CBS’ behandling af dine personoplysninger, når CBS udøver sine beføjelser som offentlig myndighed.

9.8. Ret til at klage til Datatilsynet  
Du har som ansøger til og mentor i CBS Mentoring Programme ret til at indgive en klage til Datatilsynet, hvis du mener, at CBS ikke lever op til sine forpligtelser i databeskyttelsesforordningen.
 
Datatilsynet 
Borgergade 28, 5 1300 København K, Danmark
Tlf.: 33 19 32 00
Fax: 33 19 32 18
E-mail: dt@datatilsynet.dk