Ledelsesviden i danske virksomheder

Et problematiserende survey.

Center for Virksomhedsudvikling og Ledelse gennemfører en survey af danske virksomheders anvendelse af ledelsesviden til strategisk og taktisk styring samt denne videns skabelse og håndtering i organisationen.

Nøgleordet er anvendelse af ledelsesviden. Vi tager udgangspunkt i lederens arbejdssituation, en leders tankemåde, talemåde og handlinger samt viden, der danner basis for dette.

Der mangler i dag forskning i, om det er viden, som afgør om en virksomhed får succes eller ej, eller om spørgsmålet blot er, om virksomheden befinder sig på det rigtige/forkerte sted på det rigtige/forkerte tidspunkt.

Der er en lang række spørgsmål, vi ikke kender svaret på: Er viden altafgørende, eller ligegyldigt ? Overvurderer vi - eller undervurderer vi - værdien af viden ? Er viden systematisk eller tilfældig ? Hvilken viden har værdi og hvilken er værdiløs ? Og hvad er for resten ledelsesviden i det hele taget for en størrelse ?

Og ovenover alt dette rejser der sig også spørgsmålet: Hvad er god ledelse ? – og dermed også spørgsmålet: Hvad er god ledelsesviden ?

Viden om ledelsesviden skabes ikke indenfor rammen af Handelshøjskolens normale forskningsstrukturer, viden om ledelsesviden skabes i en vekselvirkning mellem forskere og erhvervslivet.

Ledelsesviden er ikke nødvendigvis information skabt ud fra de eksisterende regnskabsdata og i de fasttømrede IT-systemer. Realiteten ofte den, at information skabt af en systematisk databehandling kun spiller en sekundær rolle i virksomhedens beslutningsprocesser sammenlignet med andre former for data/information. I tillæg er det altafgørende, at ledelsesviden understøtter integration, læring og erkendelse samt synergi, deling og videregivelse af viden.

Det er derfor vigtigt, at forskningen omfatter alle former for ledelsesviden, uanset hvilken type data/kilder/informationer denne viden er skabt ud fra.

Opgaven er klar: Der ønskes gennemført en survey af danske virksomheders og organisationers skabelse og anvendelse af ledelsesviden. Men hvad er egentlig ledelse ? - hvad er viden ? - hvad er ledelsesviden ????

Ordet Ledelsesviden består af to dele: ”ledelse” og ”viden”. I relation til denne survey vil vi sidestille ordet ledelsesviden med det engelske begreb ”Knowledge”, jfr. nedenstående figur.

Heraf kan det sluttes, at ledelsesviden er noget andet og mere end ledelsesinformation. Information bliver til viden og får en værdi når lederen får øget erkendelse, får en basis for kommunikation og interaktion eller får mulighed for handling.

Ledelsesviden kan derfor aldrig have et liv eller en værdi i sig selv. Ledelsesviden kan kun beskrives og få værdi når den ses i sammenhæng med den situation, hvori denne viden indgår og spiller en rolle.

Ledelsesviden antager mange ”skikkelser”; informationer, der struktureres og filtreres i et system; noget (intuition ?), der kun eksisterer i en leders hoved; eller et sprog, der deles mellem flere. Vi bruger mange ressourcer på at skabe ledelsesinformation og uden egentligt at have afklaret, hvad ledelsesviden er for en størrelse ?

Man kunne være fristet til at sige, at god ledelsesviden er en nødvendig (men ikke tilstrækkelig) forudsætning for god ledelse. Ledelsesviden skal understøtte en lang række forskelligartede ledelsesmæssige opgaver og situationer. Gør den ikke dette, kan det nødvendigvis ikke være en god ledelsesviden.

Processen med at skabe viden er traditionelt opfattet som en rationel, deduktiv proces; fra data, gennem information og til viden, og hvor vi hele tiden tager det for givet, at det er den rigtige og relevante viden, der skabes.

Realiteten er en anden, at den information, der skabes i denne systematiske informationsbehandling ofte kun spiller en sekundær rolle i virksomhedens strategiske og taktiske beslutningsproces sammenlignet med andre former for data/information. Opgaven er derfor klart tosidet, at sikre, at viden skabes effektivt, korrekt, hensigtsmæssigt o.s.v. (producers criteria), men faktisk i langt højere grad at sikre, at det er den relevante viden, der skabes (consumers criteria) .

Spørgsmålet om det er relevant viden der genereres, vil være det dominerende i forskningsarbejdet. Forskningen vil nødvendigvis måtte omfatte alle former for viden, uanset hvilken type data / kilder informationer og viden er skabt ud fra, jfr. nedenstående figur, idet ledelsesviden skabes ud fra en mangfoldighed af kilder på en

• glidende skala fra struktureret til ustruktureret baseret information,

• og en glidende skala fra internt til eksternt genereret information

Vi oplever, at viden og erkendelse skabes, når vi fjerner uorden og tilfører struktur, men også at viden skabes når vi gør det modsatte, fjerner struktur og tilfører mere uorden. Tilsvarende oplever vi, at viden og erkendelse skabes, når vi substituerer internt genereret vinden med eksternt genereret viden, men igen oplever vi også det modsatte.

Dette survey skal primært munde ud i et problematiserende totaloverblik over ledelsesvidens oprindelse, anvendelsesfelt og effekt, herunder sammenhængen med virksomhedens organisation og aktører samt samspillet mellem de enkelte aktører. Forskningen skal gå ud over blot en beskrivelse af hvad der sker, til at søge at besvare nogle mere fundamentale spørgsmål om hvorfor ting sker – eller ikke sker.

Virksomhedsledere står – som de altid har stået – i en dobbelt problemstilling,

• opgaven med at sikre, at ledelsesviden skabes effektivt, korrekt, hensigtsmæssigt o.s.v.

• men også - og i langt højere grad - at sikre, at er skabes relevant viden, set ud fra de beslutninger der til enhver tid skal træffes.

På tværs af dette findes der en lang række problemer, som f.eks. sprogproblemet, kommunikationsproblemet eller erkendelsesproblemet.

Pessimisten (læs: forskeren) kan se så mange problemer, at der ingen vej er ud af morasset. Men bag ved dette er der et antal realiteter, observationer og udfordringer, vi ikke kan komme uden om.

Den største udfordring er opgaven, at definere behovet for relevant viden. Opgaven bliver ikke nemmere som tiden går. Dette skyldes en lang række velkendte udviklingstræk

• fra den lokale til den nationale til den globale virksomhed

• fra den fysiske til den virtuelle virksomhed

• fra den lukkede til den åbne virksomhed

• integration af den enkelte virksomhed i en/flere langstrakt(e) og kompleks(e) værdikæde(r)

• udviklingshastighedens eksponentielle vækst hvad angår centrale forhold som produktionsteknologi, konkurrencesituation eller informationsteknologi

Disse forhold gør, at virksomheders behov for ledelsesinformation udvikles og ændres med en hastighed og i et omfang, som aldrig tidligere er set. Der tilføjes konstant nye dimensioner, så som værdinormer, kulturnormer og kvalitetsnormer. Og det er absolut ingen naturlov, at ledere er i stand til at reformulere informationsbehovet og implementere de nødvendige vidensystemer med den tilstrækkelige hastighed og effekt.

Hertil kommer en producent- og leverandørdrevet systemudvikling som har medført, at virksomhedernes potentielle muligheder for at generere ledelsesinformation har ændret sig betydeligt i løbet af de sidste fem år.

Ledelsesinformation fås i dag fra et utal af kilder som en direkte konsekvens af disse udviklingstrends. Mulighederne og informationsmængden synes legio – men kompleksitet, praktiske problemer og dynamik gør det vanskeligt såvel at definere og skabe som at fastholde og udnytte den ideelle ledelsesviden.

Denne survey skal rette sig mod virksomheders skabelse og anvendelse af ledelsesviden til en lang række typiske strategiske og taktiske ledelsesopgaver.

Hovedvægten i forskningen skal lægges på at undersøge

• hvilke typer af viden, der reelt anvendes til ledelsesbeslutninger og hvorfor,

• hvilke typer af viden, der reelt savnes til ledelsesbeslutninger og hvorfor,

• hvorledes og hvorfra denne viden genereres og hvorfor disse metoder og kilder vælges

• hvilke faktorer, der påvirker de forskellige videnstypers relative stilling i denne sammenhæng og hvorfor det er disse faktorer, der har betydning

• samt sammenhængen mellem investeringer i de forskellige former for ledelsesinformation og den værdi denne ledelsesinformation genererer

Vi ønsker således en dybere forståelse for, hvorfor så mange virksomheder i praksis fokuserer på at reducere de direkte omkostninger forbundet med ledelsesvidensystemer og ikke forsøger at minimere ”Total Cost of Ownership” af disse ledelsesvidensystemer ved at finde en balance mellem omfanget af og investeringen i ledelsesvidensystemer på den ene side og de (offer)omkostninger der på den anden side er knyttet til konsekvensen af at træffe beslutninger på et for ringe videnniveau.

En række observationer og erfaringer omkring virksomheders generering og anvendelse af ledelsesviden ligger til grund for forskningsfeltets problemområder. Der skal en indsats til, for at (ledelses)information bliver til ledelsesviden. Information er ikke andet end en ”strøm af beskeder”, der flyder forbi. Skal information blive til ledelsesviden, kræver dette, en lang række bevidste handlinger omkring det at ”fange” ledelsesviden, organisering af ledelsesviden, formalisering af ledelsesviden, distribution af ledelsesviden og anvendelse af ledelsesviden til problemløsning

Vores påstand er, at alt for mange virksomheder hvad ledelsesinformation angår anvender

• alt for små investeringer i opgaven at skabe ledelsesviden, og

• alt for store omkostninger som en konsekvens af fejlagtige og/eller ufuldstændige beslutninger

Det er en lang og kompliceret proces, der skal gennemløbes, fra data i den ene ende til indsigt og erkendelse i den anden ende:

Vi har behov for at identificere og forklare de barrierer, der forhindrer virksomhedsledere i at investere tid og ressourcer i opgaven med at fastlægge og skabe den relevante ledelsesviden.

Ledelsesviden skal nødvendigvis bygge på andet end ”de forhåndenværende søms” princip . Medens informationsbehov til operative styringsopgaver understøttes af store og velovervejede investeringer i ERP-systemer, BPR-projekter, TQM-prosesser, er det forbavsende at se, hvorledes ledelsesviden til strategiske og taktiske styringsopgaver tilsyneladende håndteres langt mere ”tilfældigt”, baseret på den information og de data, der nu en gang er tilgængelig – og hvis eksistens er kendt !!!!, uden en egentlig vurdering af hvad der reelt er nødvendig og tilstrækkelig viden, og hvor denne ”viden” sammenstilles under et stort tidspres, ofte er baseret på inkonsistent og inkongruent information og data og derfor suppleres med intuition eller ”religion”.

En af de gennemgående observationer bag dette er, at de interne, strukturerede (og operativt fokuserede) informationssystemer af en eller anden årsag kun alt for sjældent skaber viden til ledelsesbeslutninger på strategisk og taktisk niveau, og ikke mindst at dagens virksomhedsledere affinder sig med dette.

Den holistiske tankegang skal med ved opbygning af ledelsesvidensystemer. Opbygning af ledelsesvidensystemer tager ofte udgangspunkt i hidtidige metoder og opfattelser. Nyere, mere holistiske tankegange, hvor virksomheden opfattes som en deltager i en åbent, værdikæde/netværk, findes kun sjældent afspejlet i virksomhedens ledelsesvidensystem. Behov for og anvendelse af ledelsesviden i den virtuelle, Internet- og netværksbaserede virksomhed er stort set et uopdyrket område.

Kravspecifikationer og implementering af virksomheders informationssystemer er domineret af et primært ønske om at reducere informationsomkostningerne samt fokus på rationalisering samt styring og tilrettelæggelse af kendte, ledelsesmæssige processer. Etablering af ny informatorisk støtte til de overordnede styringsproblematikker bliver ofte et sekundært mål.

Opgaven at opsøge, filtrere, vurdere, videregive og anvende (ofte eksternt og ustruktureret baseret) ledelsesviden med udgangspunkt i den samlede, tilgængelige datamængde, kræver stor indsigt og arbejdsindsats. Ledelsesviden opfattes ofte som noget, der skabes som en integreret del af virksomhedens øvrige systemer. Men det er en så krævende opgave for en virksomhed at implementere et nyt operativt baseret integrerende informationssystem, at der ofte kun er få eller ingen ressourcer (hverken mentalt eller økonomisk) til tillige at sikre en ledelsesmæssig anvendelse af disse systemer med henblik på at udnytte den potentielle viden optimalt.

Manglende viden om og overblik over de gigantiske informationsmængder, der potentielt står til virksomhedens rådighed gør, at

• virksomheden nemt kan komme til at lide ”informationsdøden”

• eller vælger informationsbasis ud fra et rent ”tilfældighedsprincip”

• eller på forhånd vælger at afgrænse sig ud af problemet

Når dette kombineres med en manglende, systematisk vurdering af hvilken viden, der reelt skal til for at fundere ledelsesbeslutninger, så er det måske ikke så forbavsende at det går galt. Ledere formår reelt ikke at overskue, håndtere og nyttiggøre den viden, der er til rådighed.

Ledelsesvidensystemer og øvrige systemer i virksomheden skal understøtte hinanden. En virksomheds ledelsesvidensystem udvikles og styres (ofte) af medarbejdere (ledere) med stor indflydelse i virksomhedens organisation. Til trods for dette kan vi konstatere, at de øvrige systemer i virksomheden alt for ofte ikke understøtter virksomhedens ledelsesvidensystemer.

Dette medfører til tider en så stor arbejdsmæssig belastning på den enkelte leder, at det kunne frygtes, at lederen alene af denne grund ikke søger den optimale ledelsesviden.

Det er nødvendigt at få besvaret spørgsmålet om hvorfor det er sådan, at ledelsesinformation tilsyneladende er så langt ”svagere” end operativ driftsinformation.

Den informationsteknologiske udvikling skal udnyttes optimalt i den løbende tilpasning til nye styringsmodeller og muligheder, og ikke nødvendigvis maksimalt.

Den stigende udviklingshastighed indenfor IT-området (maskinel/programel) medfører, at man ikke når at indrette sig med en effektiv styring på et givet teknologisk niveau, før nye interessante muligheder (elektronisk handel, nye faciliteter til operativ styring osv.) lanceres.

Med andre ord vil den IT-teknologiske innovationshastighed, kombineret med systemernes integrerede karakter, indirekte tvinge virksomhederne til at skifte til ny styringsteknologi inden den foregående styringsteknologi i økonomisk og ledelsesmæssigt henseende har været i tilfredsstillende drift over en periode. Kort sagt, virksomheder gennemløber en teknologistyret udvikling og ikke en organisations- og vidensstyret udvikling, hvilket nok ikke er hensigtsmæssigt.

Ledelsesinformation skal skabes på lederens (og ikke systemudviklerens) præmisser. Mange ledere oplever et pres mod at anskaffe den nyeste og mest komplicerede informationsteknologi. Hvis nuværende teknologi ikke løser opgaven, anbefales at skifte til en mere kompliceret og ”integreret” teknologi. Ledelsesinformationssystemer bliver således konsulent-, teknologi- og udbudsdrevet. Og dette giver ingen garanti for, at denne udvikling reelt skaber mere relevant ledelsesviden. Vi forstår ikke, hvorfor det får lov til at være sådan.

Forskningsmetode og formidling:

Forskningsmetode:

Hovedvægten i denne survey vil blive lagt på indsamlingen af kvalitative og forklarende data gennem dialog med centrale informanter og ved udstrakt brug af case-/feltstudiemetoden til indsamling af mere kvalitative og komplekse data omkring motiver, problemer, adfærdsforklaringer, effektvurderinger etc.

De objektive forhold vil i stor udstrækning blive belyst ved hjælp af sekundært materiale i form af beskrivelser af de anvendte systemer samt viden skabt i tidligere, eksplorative studier indenfor området. De subjektive vurderinger vil primært blive indsamlet ved hjælp af interviews over et større antal virksomheder. Som grundlæggende systematiseringsmetode forventes, at anvende en case metode, hvor der opbygges en case pr. beslutningsmiljø.

Den afsluttende analyse af de opsamlede empiriske resultater vil dels give anledning til normativ teoriudvikling og modelbygning til brug for udvikling af fremtidens ledelsesmiljøer, herunder udviklingsstrategier, implementeringsmetoder, opgaveprioritering, analysemetoder, ledelsesrådgivning, uddannelsesformer etc., og dels vil den give anledning til hypotesedannelse om virksomheders handlingsmønstre omkring ledelsesviden.

Forskningsformidling:

De empiriske undersøgelsesresultater vil blive opsamlet og struktureret løbende og fremlægges på interne seminarer til debat og konstruktive kommentarer. Formidlingen af resultaterne udgør en væsentlig del af forskningsprocessen, idet de indhøstede kommentarer løbende vil indgå som inspiration for forskerens videre analyser og tolkninger af sine observationer.

Projektets generelle pointer og modelanvisninger vil blive publiceret i form af artikler, der kommenteres og revideres i relevante forskningsfora inden offentliggørelse, ligesom forskningens resultater vil kunne danne basis for tilrettelæggelse af et tilhørende undervisningsforløb for såvel Handelshøjskolens studerende som erhvervslivets ledere i bred forstand.

For at styrke formidlingen, planlægger Center for Virksomhedsudvikling og Ledelse endvidere at afholde en eller flere konferenser omkring forskningens vigtigste resultater. Disse konferencer vil blive afholdt sammen med projektets ejervirksomheder.

Surveyprojektet er planlagt til en varighed af ca. 1½ år og skal bemandes med forskere med lang erhvervserfaring, tilknyttet Center for Virksomhedsudvikling og Ledelse.